ניהול פרויקטים
הוא ענף חדש יחסית העוסק בתאום, ניהול ובקרה על פרויקט במטרה לרכז שליטה מרכזית על כל משתתפי הפרויקט, לצורך עמידה בדרישות טכניות,עמידה בתקציב נתון ועמידה בלוחות זמנים נתונים.
מכאן ברור חשיבות התפקיד "מנהל פרוייקט" וחשיבות תפקידו לטובת הפרויקט והיזמים של הפרויקט.
תפקיד נוסף וחשוב ביותר הינו מניעת ניגודי אינטרסים בין משתתפים שונים בפרויקט,דהיינו שילובם לצורך היצירה המשותפת בפרויקט.
בכל פרויקט ישנם חמישה שלבים מתחילת הפרויקט ועד סיומו:
- שלב היזום וההתנעה
- שלב התכנון
- שלב הביצוע
- שלב הבקרה
- שלב הסגירה
שלב היזום וההתנעה
השלב שבו נולד הפרויקט, מדובר על שלב שבו עולה הרעיון לפרויקט,
שלב זה בוחן את הבעיה ואת הצורך שהינם הדוחפים לפתיחת הפרויקט.
בשלב הייזום מוגדרים בגדול מטרות עסקיות, מטרות טכנולוגיות,
לוחות זמנים נדרשים שאותם מגדירים עם בעלי העניין השונים (לדוגמא הלקוח).
שלב זה נוטה להיות מעורפל, אך בסיומו מתקבלות תשובות לשאלות כגון: מיהו הלקוח?
מהו הצורך? מה הם היעדים? מיהו המבצע? מה הפתרון הנדרש? מיהם בעלי העניין? ועוד
שלב התכנון
שלב התכנון הוא השלב המהותי ביותר בפרויקט. הצלחה בתכנון תוביל לסיכוי רב הן לעמידה
ביעדי הפרויקט, שביעות רצון הלקוח, עמידה בלוחות זמנים, עמידה באיכות ועוד.
יש להקפיד להשלים את התכנון הנדרש ולא למהר מידי.
- תכנון תכולת העבודה, הן תכנון על והן תכנון פרטני של חבילות העבודה בפרויקט, חלוקת אחריות וכיצד לעדכן על שינויים.
- תכנון לוחות זמנים, משימות לביצוע, סדר משימות זמן לכל משימה, תלויות, אילוצים ונתיב קריטי.
- תכנון עלויות – הכנת תוכנית תקציב והערכות כספיות.
- תכנון איכות מוצר/שרות וכיצד לוודא שתתקבל האיכות הרצויה.
- תוכנית איוש כ"א – בניית הצוות המנצח אשר יוביל את הפרויקט לסיומו המוצלח.
- תכנון תקשורת – יש לזכור כי תקשורת הינו הדבק אשר קושר את כלל הגורמים לעבודה משותפת.
- ניהול סיכונים – איתור סיכונים, הערכת סיכונים על סך סבירות והשפעה, החלטה במה לטפל וכיצד.
- תכנון רכש – האם לרכוש או ליצר? מי הקבלן שיופעל? סגירת חוזים ועוד.
- תוכנית אינטגרציה – כיצד ינוהל הפרויקט בפועל וכיצד החלקים מחוברים אחד לשני.
שלב הביצוע
השלב היקר ביותר בפרויקט, שלב זה כולל הפעלת אנשים ומשאבים שונים לפי תוכניות עבודה שנקבעו.
בשלב זה מבוצעת בקרה (תכנון מול ביצוע בפועל) וכתוצאה מכך תיתכן בקשת שינוי תכולה, לו"ז,
עלויות וגורמים נוספים. בפועל בשלב זה מופצת תקשורת רבה בין הגורמים השונים ומופעלים
החוזים וקבלני המשנה לטובת השגת היעדים השונים. שלב זה מתחיל בסמוך לזמן תחילת התכנון
ומסתיים בשלב הסגירה של הפרויקט.
שלב הבקרה
שלב זה מספק היזון חוזר לאינטגרציה של כל החלקים ובדיקה שהתכולה הושלמה ובאיכות הנדרשת,
לבקרה על הלו"ז, עלויות, ניהול משאבים וכוח אדם, דיווחים לבעלי עניין,
בקרה על קבלנים וחוזים וניהול סיכונים. המטרה הינה לדגום ביצועים כל העת
ובמידה וקיימת סטייה לבצע תיקון בזמן.
שלב סיום הפרויקט
השלב האחרון בפרויקט והסופי. השלב הזה כולל את סיום הפרויקט וסגירת חשבונות סופיים.
